Si vous dirigez une petite entreprise, il y a de fortes chances que vous ayez créé votre entreprise pour résoudre un problème ou offrir un produit créatif – pas parce que vous êtes un professionnel de la comptabilité (à moins bien sûr que votre entreprise soit un cabinet comptable).
Que vous aimiez faire des calculs ou que vous vous considériez comme le type le plus créatif, les entrepreneurs ne peuvent pas se permettre de passer sous silence la santé financière de leur entreprise. Apprendre les principes fondamentaux de la comptabilité d'entreprise est une entreprise précieuse, car elle peut vous faire économiser beaucoup de temps, d'argent et des problèmes juridiques en cours de route.
Nous avons écrit ce guide pour vous aider à vous familiariser avec le monde de la comptabilité d'entreprise, et à la fin, vous vous sentirez équipé pour vous attaquer à la comptabilité de votre propre entreprise (ou pour trouver quelqu'un qui peut vous aider).
Ajoutez-le à vos favoris pour le référencer plus tard et utilisez les liens des chapitres ci-dessous pour accéder aux différentes sections.
Qu'est-ce que la comptabilité d'entreprise ?
La comptabilité est le processus d'enregistrement, d'analyse et d'interprétation systématiques des informations financières de votre entreprise. Les propriétaires d'entreprise utilisent la comptabilité pour suivre leurs opérations financières, respecter leurs obligations légales et prendre des décisions commerciales plus solides.
La comptabilité est une partie nécessaire de la gestion d'une entreprise. C'est une tâche que vous devrez soit maîtriser, soit sous-traiter, ou les deux. Entrons dans le sujet en examinant d'abord la terminologie comptable.
Bases de la comptabilité
Peu importe qui gère la comptabilité de votre entreprise, il est sage de comprendre les bases de la comptabilité. Si vous pouvez lire et préparer ces documents de base, vous comprendrez les performances et la santé financière de votre entreprise. Par conséquent, vous aurez un meilleur contrôle sur votre entreprise et vos décisions financières.
Voici les documents et calculs que nous vous recommandons de maîtriser, même si vous travaillez avec un professionnel, un cabinet de conseil, ou avez engagé un expert-comptable agréé (CPA). Ils fournissent des instantanés et des mesures précieux des performances de votre entreprise.
1. Compte de résultat
Un compte de résultat montre la rentabilité de votre entreprise et vous indique combien d'argent votre entreprise a gagné ou perdu
2. Bilan
Un bilan est un instantané de la situation financière de votre entreprise à un moment donné. Un bilan vous montrera également les bénéfices non répartis de votre entreprise , c'est-à-dire le montant des bénéfices que vous avez réinvestis dans votre entreprise (plutôt que d'être distribués aux actionnaires).
3. Compte de résultat (P&L)
Un compte de résultat (P&L) est un instantané des revenus et des dépenses de votre entreprise au cours d'une période donnée (par exemple, trimestrielle, mensuelle ou annuelle). Ce calcul sera également reflété sur le document fiscal de l' annexe C de votre entreprise .
4. État des flux de trésorerie
Un état des flux de trésorerie analyse les activités d'exploitation, de financement et d'investissement de votre entreprise pour montrer comment et où vous recevez et dépensez de l'argent.
5. Rapprochement bancaire
Un rapprochement bancaire compare vos dépenses en espèces avec vos relevés bancaires globaux et aide à maintenir la cohérence de vos dossiers commerciaux. (Il s'agit du processus de rapprochement de votre solde comptable avec votre solde bancaire en espèces.)
Termes comptables de base
Ces 15 termes créeront la base sur laquelle vous bâtirez vos connaissances en comptabilité d'entreprise. Bien que certains de ces termes ne s'appliquent pas à votre entreprise pour le moment, il est important de développer une compréhension holistique du sujet au cas où vous vous développez ou déménagez dans un autre type d'entreprise.
1. Débits & Crédits
À ne pas confondre avec vos cartes de débit et de crédit personnelles, les débits et les crédits sont des termes comptables fondamentaux à connaître.
Un débit est un enregistrement de tout l'argent qui devrait entrer sur un compte. Un crédit est un enregistrement de tout l'argent qui devrait sortir d'un compte. Essentiellement, les débits et les crédits indiquent d'où vient l'argent de votre entreprise et où il va.
De nombreuses entreprises opèrent à partir d'un compte de trésorerie - ou d'un compte bancaire d'entreprise qui détient des liquidités pour l'entreprise. Lorsqu'une entreprise paie une dépense de sa poche, le compte de trésorerie est crédité, car l'argent est transféré du compte pour couvrir la dépense. Cela signifie que la dépense est débitée car les fonds crédités du compte de caisse couvrent le coût de cette dépense.
Voici un visuel simple pour vous aider à comprendre la différence entre les débits et les crédits :
| DÉBITS |
CRÉDITS |
| Augmenter les actifs |
Diminuer les actifs |
| Diminuer les passifs |
Augmenter le passif |
| Diminuer les revenus |
Augmenter le revenu |
| Augmenter le solde des comptes de dépenses |
Diminuer le solde des comptes de dépenses |
| Diminuer le solde des comptes de capitaux propres |
Augmenter le solde des comptes de capitaux propres |
2. Comptes clients et comptes fournisseurs
Les comptes débiteurs sont de l'argent que les gens vous doivent pour des biens et des services. Il est considéré comme un actif dans votre bilan. Par exemple, si un client remplit sa facture, le montant des comptes clients de votre entreprise est réduit car moins d'argent est désormais dû.
Les comptes créditeurs sont de l'argent que vous devez à d'autres personnes et sont considérés comme un passif dans votre bilan. Par exemple, disons que votre entreprise paie 5 000 $ de loyer chaque mois. Voici comment cela serait enregistré dans vos dossiers financiers avant que ce montant ne soit payé.
| DATE |
COMPTE |
DÉBIT |
CRÉDIT |
| 31/07/21 |
Louer |
5000 |
|
| 31/07/21 |
Comptes à payer |
|
5000 |
Une fois cette valeur payée, voici comment cela serait enregistré dans les registres financiers de votre entreprise :
| DATE |
COMPTE |
DÉBIT |
CRÉDIT |
| 21/08/21 |
Comptes à payer |
5000 |
|
| 21/08/21 |
Compte Espèces |
|
5000 |
3. Provisions
Les provisions sont des crédits et des dettes que vous avez enregistrés mais pas encore remplis. Il peut s'agir de ventes que vous avez réalisées mais dont le paiement n'a pas encore été perçu ou de dépenses que vous avez effectuées mais pas encore payées.
(Pourquoi ne pas attendre pour enregistrer l'activité jusqu'à ce que le paiement soit terminé ? Nous répondrons à cette question lorsque nous expliquerons la méthode de comptabilité d'exercice plus tard .)
4. Actifs
Les actifs sont tout ce que votre entreprise possède, tangible et intangible. Vos actifs peuvent inclure des espèces, des outils, des biens, des droits d'auteur, des brevets et des marques de commerce.
5. Taux de combustion
Votre taux de combustion est la vitesse à laquelle votre entreprise dépense de l'argent. C'est un élément essentiel lors du calcul et de la gestion de votre trésorerie.
Pour calculer votre taux de combustion , choisissez simplement une période (comme un trimestre ou un an). Soustrayez le montant de votre encaisse à la fin de cette période de votre encaisse au début, puis divisez ce nombre par le nombre de mois de la période (ou par la cadence que vous avez choisie).
6. Capitale
Le capital fait référence à l'argent que vous devez investir ou dépenser pour développer votre entreprise. Communément appelé « fonds de roulement », le capital fait référence aux fonds accessibles (c.-à-d. les liquidités en banque) et n'inclut pas les actifs ou les passifs.
7. Coût des marchandises vendues
Le coût des marchandises vendues (COGS) ou coût des ventes (COS) est le coût de production de votre produit ou de prestation de votre service.
COGS ou COS est la première dépense que vous verrez sur votre compte de résultat (P&L) et est un élément essentiel lors du calcul de la marge brute de votre entreprise. Réduire votre COGS peut vous aider à augmenter vos bénéfices sans augmenter vos ventes.
8. Amortissement
L'amortissement fait référence à la diminution de la valeur de vos actifs au fil du temps. C'est important à des fins fiscales, car les actifs plus importants qui ont une incidence sur la capacité de votre entreprise à gagner de l'argent peuvent être amortis en fonction de leur amortissement. (Nous discuterons des dépenses et des déductions fiscales plus tard .)
9. Équité
L'équité fait référence au montant d'argent investi dans une entreprise par ses propriétaires. Il est également connu sous le nom de « avoir du propriétaire » et peut inclure des éléments de valeur non monétaire tels que le temps, l'énergie et d'autres ressources. (Vous avez déjà entendu parler de « sweat equity » ?)
Les capitaux propres peuvent également être définis comme la différence entre l'actif (ce que vous possédez) et le passif (ce que vous devez) de votre entreprise.
Une entreprise dont les capitaux propres (positifs) sont sains est attrayante pour les investisseurs , les prêteurs et les acheteurs potentiels. Les investisseurs et les analystes examinent également l' EBITDA de votre entreprise , qui correspond au bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement.
10. Dépenses
Les dépenses comprennent tous les achats que vous effectuez ou l'argent que vous dépensez dans le but de générer des revenus. Les dépenses sont également appelées « le coût de faire des affaires ».
Il existe quatre principaux types de dépenses, bien que certaines dépenses appartiennent à plusieurs catégories.
- Les dépenses fixes sont des dépenses cohérentes, comme le loyer ou les salaires. Ces dépenses ne sont généralement pas affectées par les ventes de l'entreprise ou les tendances du marché.
- Les dépenses variables fluctuent avec les performances et la production de l'entreprise, comme les services publics et les matières premières.
- Les charges à payer sont des dépenses uniques qui ont été enregistrées ou déclarées mais pas encore payées. (Ceux-ci feraient partie des comptes créditeurs, comme nous l'avons vu ci-dessus .)
- Les dépenses d'exploitation sont nécessaires pour qu'une entreprise fasse des affaires et génère des revenus, comme le loyer, les services publics, la paie et les services publics.
11. Année fiscale
Une année fiscale est la période de temps qu'une entreprise utilise pour la comptabilité. Les dates de début et de fin de votre exercice sont déterminées par votre entreprise ; certains coïncident avec l'année civile, tandis que d'autres varient en fonction du moment où les comptables peuvent préparer les états financiers.
12. Passif
Le passif est tout ce que votre entreprise doit à court ou à long terme. Vos dettes peuvent inclure un solde de carte de crédit, une masse salariale, des impôts ou un prêt.
13. Bénéfices
En termes comptables, le bénéfice - ou le « résultat » - est la différence entre votre revenu, votre CMV et vos dépenses (y compris les dépenses d'exploitation, d'intérêts et d'amortissement).
Vous (ou votre entreprise) êtes imposé sur votre bénéfice net, il est donc important de planifier de manière proactive votre obligation fiscale. Pour ce faire, gardez le contrôle du montant de vos bénéfices nets, mettez de côté une partie de vos revenus sur un compte d'épargne séparé ou payez vos impôts estimés chaque trimestre (comme la retenue à la source de l'employeur).
14. Revenus
Vos revenus sont le montant total d'argent que vous collectez en échange de vos biens ou services avant que des dépenses ne soient prises en charge.
15. Marge brute
Votre marge brute (ou revenu brut ), qui correspond à vos ventes totales moins votre COGS - ce nombre indique la durabilité de votre entreprise.
Encore une fois, ces termes ne sont qu'une introduction à la comptabilité d'entreprise. Cependant, ils vous aideront à mieux comprendre comment faire la comptabilité de votre petite entreprise, ce que nous examinons ensuite.
Principes comptables
Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) servent de modèle pour l'activité comptable dans tous les secteurs et industries aux États-Unis. Les PCGR ont été établis par le Financial Accounting Standards Board (FASB) pour garantir des normes de qualité pour les activités comptables.
Selon la loi, les comptables représentant toutes les sociétés cotées en bourse doivent se conformer aux PCGR. Décomposons quels sont ces principes.
1. Principe de régularité
Le comptable en exercice est conforme aux règles et réglementations GAAP.
2. Principe de cohérence
Ce principe stipule que le comptable a déclaré toutes les informations de manière cohérente tout au long du processus de déclaration. En vertu du principe de cohérence, les comptables doivent indiquer clairement tout changement dans les données financières sur les états financiers.
3. Principe de sincérité
Le comptable fournit une image financière précise de l'entreprise.
4. Principe de permanence des méthodes
Toutes les méthodes d'information financière doivent être cohérentes d'une période à l'autre.
5. Principe de non-indemnisation
Toutes les informations financières, tant négatives que positives, sont divulguées avec précision. La communication appropriée des données financières doit être effectuée sans aucune attente de rémunération au rendement.
6. Principe de prudence.
Les données financières doivent être présentées sur la base d'informations factuelles et non de spéculations.
7. Principe de continuité
Ce principe énonce l'hypothèse que l'entreprise poursuivra ses activités.
8. Principe de périodicité
Toutes les écritures comptables doivent être déclarées pendant les périodes pertinentes.
9. Principe de matérialité
Les comptables devraient viser à fournir une divulgation complète de toutes les données financières et comptables dans les rapports financiers.
10. Principe de la plus grande bonne foi
Selon ce principe, les parties doivent rester honnêtes dans toutes les transactions.
Comment faire de la comptabilité pour les petites entreprises
- Ouvrir un compte bancaire professionnel lié à tous les points de vente.
- Détaillez toutes les dépenses par département.
- Respectez toutes les taxes sur le revenu, l'emploi et les accises.
- Mettre en place un système de paie.
- Identifiez la passerelle de paiement adaptée à vos besoins.
- Comprenez les obligations fiscales de votre type d'entreprise.
- Révisez et évaluez régulièrement vos processus.
- Consultez un professionnel ou un CPA.
La comptabilité est une discipline complexe. Mais si vous n'êtes pas vous-même comptable, vous n'avez pas besoin de tout savoir sur la comptabilité - seulement les pratiques et les parties qui ont à voir avec vos opérations financières, vos obligations légales et vos décisions commerciales.
Que vous veniez de lancer votre entreprise ou que vous soyez un vétéran du démarrage , la section suivante est importante. Ces huit étapes vous présenteront le processus comptable (si vous n'êtes pas encore familier) et vous permettront de faire évoluer votre entreprise de manière durable.
Note : Ceci est simplement un aperçu de la discipline de la comptabilité. Nous vous recommandons de mener plus de recherches et éventuellement d'embaucher un comptable professionnel (dont nous parlerons ci-dessous ) pour vous assurer de ne manquer aucune obligation financière ou légale.
1. Ouvrez un compte bancaire professionnel lié à tous les points de vente.
Pour votre premier ordre du jour, décidez où garder votre argent. Cela peut varier en fonction de la structure juridique de votre entreprise . Si votre entreprise est une LLC, un partenariat ou une société, vous devez avoir un compte bancaire commercial distinct. Si vous êtes une entreprise individuelle, vous n'êtes pas obligé de le faire, mais nous le recommandons quand même.
Avoir un compte bancaire séparé pour vos revenus et dépenses d'entreprise facilitera votre comptabilité. Vous n'aurez qu'un seul compte à surveiller à des fins comptables et fiscales, et vos revenus et dépenses personnels ne seront pas mêlés à ceux de votre entreprise. Croyez-moi, n'avoir à consulter qu'un seul jeu de relevés bancaires est une bouée de sauvetage pendant la saison des impôts.
Recherchez une banque qui a une succursale locale ainsi que des services bancaires en ligne solides. Assurez-vous également que la banque peut s'intégrer à votre système de point de vente (POS) et à d'autres besoins technologiques. Les comptes bancaires professionnels facturent généralement plus que les comptes personnels et ont souvent un solde minimum plus élevé. Vérifiez ces chiffres avant de vous engager dans une banque et un compte professionnel.
Nous vous recommandons d'ouvrir deux comptes - un compte courant et un compte d'épargne, ce dernier dans lequel vous mettrez de l'argent pour les impôts et les dépenses imprévues. Et n'oubliez pas qu'avant de pouvoir ouvrir un compte professionnel, vous devez avoir un nom commercial enregistré .
Enfin, envisagez d'ouvrir une carte de crédit professionnelle. Non seulement cela aidera à compenser certaines dépenses initiales, mais cela contribuera également au crédit global de votre entreprise. En outre, les sociétés et les SARL sont tenues d'avoir une ligne de crédit distincte en dehors de leurs comptes personnels.
2. Détaillez toutes les dépenses par département.
Levez la main si vous avez entendu quelqu'un dire : « Hé, je peux annuler ça ! » J'ai souvent entendu mes parents dire cela quand j'étais plus jeune - ils sont tous les deux entrepreneurs - et je n'avais aucune idée de ce que cela signifiait.
Ce n'est que lorsque j'ai commencé ma propre entreprise à l'université que j'ai compris les déductions fiscales : elles sont un avantage merveilleux mais embêtant de posséder une entreprise.
De nombreuses dépenses d'entreprise sont des déductions fiscales - des dépenses qui sont déduites de ce que vous devez en impôts. Par exemple, si j'ai dépensé 500 $ pour prendre l'avion et assister à une conférence de marketing, c'est 500 $ de moins que je dois en impôts pour cette année-là. Le piège ? Pour demander une déduction, vous devez tenir un registre de cette dépense.
Historiquement, conserver, classer et examiner les reçus papier était une tâche fastidieuse. (Ma mère me payait quand j'avais 10 ans pour organiser les reçus par date et mettre en évidence le vendeur et le montant total… maintenant je comprends pourquoi.)
Les entrepreneurs d'aujourd'hui ont beaucoup plus de facilité. Les logiciels, les applications et les comptables basés sur le cloud ont simplifié le suivi des dépenses sans avoir à conserver des centaines de reçus. Découvrez des solutions comme Rydoo , Expensify , Zoho Expense et Shoeboxed pour vous aider à gérer vos dépenses.
Discutons maintenant des dépenses et des pièces justificatives que vous gérerez. Bien que nous ne puissions pas couvrir toutes les déductions possibles , en voici une poignée dont vous devez absolument garder une trace. (Pourquoi ? Parce qu'ils sont faciles à confondre avec des dépenses personnelles… et l'IRS le sait.)
- Frais de publicité et de marketing , tels que les publicités payantes sur les réseaux sociaux, les frais d'hébergement de sites Web et les cartes de visite
- Voyages d'affaires , tels que billets d'avion, hôtels et voitures de location
- Frais de bureau à domicile , tels que le Wi-Fi, l'équipement et les téléphones portables
- Dépenses liées au véhicule , telles que le kilométrage et l'essence
- Repas et divertissements , tels que des sorties dans des cafés, des cafés ou des concerts (sauf si vous n'assistez pas à ces événements… alors ils seraient considérés comme des cadeaux )
Au cas où vous auriez besoin de prendre en charge ces dépenses, nous vous recommandons de conserver les documents suivants. (Règle de base : en cas de doute, gardez tout .)
- Reçus (papier et numérique)
- Relevés bancaires et cartes
- Factures (pour les services publics, le téléphone, Internet, etc.)
- Chèques annulés
- Factures et justificatifs de paiement
- États financiers de votre comptable ou logiciel de comptabilité
- Déclarations fiscales des années précédentes
- Tous les formulaires W-2, W-4, W-9 et 1099-MISC
Une autre façon courante de gérer vos dépenses consiste à séparer les dépenses d'exploitation des dépenses de vente, générales et administratives (SG&A).
Frais d'exploitation et frais généraux et administratifs
Certaines entreprises décident de combiner les dépenses d' exploitation (OPEX) et les frais généraux et administratifs tandis que d'autres les séparent (elles peuvent être combinées dans un compte de résultat). L'une ou l'autre option est tout à fait correcte - il s'agit de préférence.
Voici ce que vous devez savoir sur les dépenses OPEX versus SG&A :
- Les dépenses d'exploitation comprennent les coûts liés à vos dépenses quotidiennes et constituent souvent la majorité des dépenses d'une entreprise (c'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de combiner ces dépenses).
- Les OPEX ne sont pas inclus dans le COGS - ce sont les coûts impliqués dans la production de biens et de services tels que le loyer, les services publics, les assurances, les coûts d'inventaire, les salaires, les impôts fonciers, les voyages d'affaires.
- Les dépenses SG&A sont engagées dans le cadre des opérations commerciales quotidiennes et sont incluses dans les comptes de résultat (sous « charges »).
- Les dépenses SG&A ne sont pas incluses dans le COGS (puisqu'elles ne sont pas associées à un produit spécifique) et ne sont pas affectées à vos coûts de fabrication.
- S'ils sont séparés des OPEX, les frais généraux et administratifs couvrent des facteurs tels que les dépenses comptables et juridiques, les publicités et le matériel promotionnel, les dépenses de marketing et de vente, les services publics et les fournitures qui ne sont pas liés à la fabrication et les frais généraux de l'entreprise (s'il y a des assistants de direction et des dirigeants).
3. Adhérer à toutes les taxes sur le revenu, l'emploi et les accises.
Ah. Si seulement la comptabilité signifiait accumuler les livres de poche que j'achète en trop grande quantité dans ma librairie locale… Je serais vraiment doué pour ça.
Malheureusement, la comptabilité n'est pas toujours aussi amusante. C'est un autre terme de compte important qui fait référence à l'enregistrement, à la catégorisation et au rapprochement quotidiens des transactions. Fondamentalement, la comptabilité vous empêche de dépenser et de gagner de l'argent sans le suivre.
La comptabilité est une tâche permanente. Techniquement, vous devriez le faire tous les jours, mais nous savons tous que la vie peut nous gêner. Idéalement, vous devriez terminer votre comptabilité tous les mois afin de pouvoir prendre le pouls de vos revenus, de vos dépenses et de la performance globale de votre entreprise.
Avant de nous plonger dans la manière de tenir votre comptabilité, abordons les deux principales méthodes de comptabilité .
Méthode de paiement
La méthode de comptabilité de caisse comptabilise les revenus et les dépenses le jour où ils sont effectivement reçus ou payés. Cette méthode est la plus simple pour les petites entreprises car elle ne vous oblige pas à suivre les dettes ou les créances et indique si votre argent se trouve ou non sur votre compte.
Méthode d'exercice
La méthode de la comptabilité d'exercice comptabilise les revenus et les dépenses le jour où la transaction a lieu, qu'elle ait été reçue ou payée ou non. Cette méthode est plus couramment utilisée car elle décrit plus précisément les performances d'une entreprise au fil du temps.
La seule chose qu'il ne montre pas, ce sont les flux de trésorerie : une entreprise peut sembler rentable mais n'avoir aucun dollar en banque. Si le chiffre d'affaires annuel d'une entreprise dépasse 5 millions de dollars, elle doit utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice.
Maintenant, parlons de la façon dont vous pouvez faire votre comptabilité.
4. Mettre en place un système de paie.
Envisagez-vous d'embaucher des employés ou des entrepreneurs? Peut-être que vous vous débrouillez seul pour le moment, mais envisagez de vous développer à l'avenir. Quoi qu'il en soit, vous devrez comprendre et sécuriser un système de paie.
La paie est une autre partie fastidieuse mais nécessaire de la comptabilité. Heureusement, il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider. ( Alléluia pour la technologie moderne, n'est-ce pas ? ) Découvrez des solutions comme Gusto , Zenefits et Intuit Quickbooks Payroll .
Les employés et les entrepreneurs indépendants sont classés différemment et accordent à votre entreprise des déductions fiscales différentes. Voici comment gérer les deux.
Paie pour les employés
Vous pouvez déduire de vos impôts les salaires des employés (salaires et primes de commission), les frais de formation des employés et les avantages sociaux (régimes d'accident et de santé, aide à l'adoption, assurance-vie, etc.).
Vous pouvez également déduire les charges sociales, qui sont des taxes sur l'emploi payées au nom de vos employés (comme la sécurité sociale et l'assurance-maladie ainsi que les taxes fédérales et étatiques sur le chômage).
Les employés doivent soumettre un formulaire W-4 afin que vous sachiez combien d'impôt retenir. En échange, vous devez fournir aux employés un formulaire W-2 , qui récapitule leur salaire brut annuel. Ils l'utilisent pour payer leurs impôts personnels.
Paie pour les entrepreneurs indépendants
Les entrepreneurs indépendants comprennent les pigistes, les consultants et autres experts externalisés qui ne sont pas officiellement employés par votre entreprise. Avec les entrepreneurs, vous ne payez pas d'avantages ni ne retenez d'impôts en leur nom.
Pour cette raison, les entrepreneurs doivent soumettre un formulaire W-9 afin que vous ayez leurs informations commerciales (telles que leur SSN ou EIN ), et vous devez fournir un formulaire 1099-MISC en échange (si vous les payez plus de 600 $ par an).
Un formulaire 1099 indique au gouvernement combien vous avez dépensé pour ses services. Vous pouvez donc inscrire ce montant sur votre déclaration de revenus et ainsi assumer le fardeau fiscal de sa déclaration.
5. Identifiez la passerelle de paiement adaptée à vos besoins.
Nous avons parlé de votre méthode de rémunération des employés et des entrepreneurs. Parlons maintenant de la façon dont vous recevrez de l'argent pour vos biens et services. (Cela semble plus amusant, hein ?)
Votre méthode de collecte d'argent est souvent appelée passerelle de paiement. Que vous fournissiez des services indépendants, que vous vous installiez sur un marché de producteurs local ou que vous dirigiez une entreprise mondiale de commerce électronique, vous avez besoin d'un moyen simple (et légal) de collecter ce que vous avez gagné.
Selon la nature de votre entreprise, la façon dont vous collectez de l'argent peut varier. Passons en revue quelques options.
Passerelle de paiement pour le fournisseur de services
En tant qu'écrivain indépendant, je travaille rarement avec des clients en personne. En fait, je n'ai rencontré officiellement qu'un de mes clients - les autres avec lesquels je travaille uniquement par e-mail. Pour cette raison, je collecte la plupart de mes paiements via une passerelle en ligne.
PayPal est un choix populaire pour la collecte des paiements. Vous pouvez également utiliser des logiciels comme Wave , Xero ou Bench. Non seulement vous pouvez facturer des clients via ces programmes, mais vous pouvez également effectuer des tâches de tenue de livres, de paie et d'autres tâches comptables. Cependant, ceux-ci facturent des frais, alors tenez-en compte lorsque vous prenez votre décision.
Une autre façon de percevoir le paiement consiste à utiliser des applications mobiles comme Venmo ou Square Cash - assurez-vous simplement d'envoyer une facture comme preuve de paiement. Enfin, vous pouvez toujours encaisser le paiement par chèque… cela prend juste un peu plus de temps qu'un virement en ligne. (Envoyez également une facture avec cette méthode.)
Passerelle de paiement pour les entreprises de vitrine
Collecter de l'argent en personne (dans une vitrine, un marché, etc.) peut coûter cher. Entre l'équipement, les frais de carte de crédit et la gestion de l'argent liquide, cela peut être un problème. Heureusement, Square et PayPal facilitent l'acceptation des paiements par carte à l'aide de votre smartphone ou de votre tablette. Ces programmes envoient également les reçus de vos clients, rapprochent vos transactions et gèrent les retours si nécessaire.
Si vous vous attendez à un afflux important d'achats quotidiens, nous vous recommandons de choisir un système d'encaissement plus robuste et des équipements plus fiables (comme une caisse enregistreuse et un lecteur de carte dédié).
Square et PayPal proposent également cette option. Avec cette option, vous devrez créer un compte marchand auprès de votre banque. (Ce compte sert d'intermédiaire entre votre système de point de vente et votre compte bancaire principal.)
Passerelle de paiement pour les entreprises de commerce électronique
Les plateformes de commerce électronique telles que Shopify , BigCommerce et WooCommerce fournissent souvent des passerelles de paiement intégrées. Ce sont toujours les plus faciles à adopter car ils sont déjà intégrés à votre site web. Vous pouvez également utiliser des solutions de paiement tierces comme Stripe .
6. Comprenez les obligations fiscales de votre type d'entreprise.
Les impôts sont incontournables. Heureusement, ils sont faciles à préparer. La meilleure façon de le faire est de vous renseigner sur les obligations fiscales de votre entreprise , de tenir des registres précis et de mettre de côté des revenus (ou de payer à l'avance des impôts trimestriels).
Encore une fois, ces termes ne sont qu'une introduction à la comptabilité d'entreprise. Cependant, ils vous aideront à mieux comprendre comment faire la comptabilité de votre petite entreprise, ce que nous examinons ensuite.
Principes comptables
Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) servent de modèle pour l'activité comptable dans tous les secteurs et industries aux États-Unis. Les PCGR ont été établis par le Financial Accounting Standards Board (FASB) pour garantir des normes de qualité pour les activités comptables.
Selon la loi, les comptables représentant toutes les sociétés cotées en bourse doivent se conformer aux PCGR. Décomposons quels sont ces principes.
1. Principe de régularité
Le comptable en exercice est conforme aux règles et réglementations GAAP.
2. Principe de cohérence
Ce principe stipule que le comptable a déclaré toutes les informations de manière cohérente tout au long du processus de déclaration. En vertu du principe de cohérence, les comptables doivent indiquer clairement tout changement dans les données financières sur les états financiers.
3. Principe de sincérité
Le comptable fournit une image financière précise de l'entreprise.
4. Principe de permanence des méthodes
Toutes les méthodes d'information financière doivent être cohérentes d'une période à l'autre.
5. Principe de non-indemnisation
Toutes les informations financières, tant négatives que positives, sont divulguées avec précision. La communication appropriée des données financières doit être effectuée sans aucune attente de rémunération au rendement.
6. Principe de prudence.
Les données financières doivent être présentées sur la base d'informations factuelles et non de spéculations.
7. Principe de continuité
Ce principe énonce l'hypothèse que l'entreprise poursuivra ses activités.
8. Principe de périodicité
Toutes les écritures comptables doivent être déclarées pendant les périodes pertinentes.
9. Principe de matérialité
Les comptables devraient viser à fournir une divulgation complète de toutes les données financières et comptables dans les rapports financiers.
10. Principe de la plus grande bonne foi
Selon ce principe, les parties doivent rester honnêtes dans toutes les transactions.
Comment faire de la comptabilité pour les petites entreprises
- Ouvrir un compte bancaire professionnel lié à tous les points de vente.
- Détaillez toutes les dépenses par département.
- Respectez toutes les taxes sur le revenu, l'emploi et les accises.
- Mettre en place un système de paie.
- Identifiez la passerelle de paiement adaptée à vos besoins.
- Comprenez les obligations fiscales de votre type d'entreprise.
- Révisez et évaluez régulièrement vos processus.
- Consultez un professionnel ou un CPA.
La comptabilité est une discipline complexe. Mais si vous n'êtes pas vous-même comptable, vous n'avez pas besoin de tout savoir sur la comptabilité - seulement les pratiques et les parties qui ont à voir avec vos opérations financières, vos obligations légales et vos décisions commerciales.
Que vous veniez de lancer votre entreprise ou que vous soyez un vétéran du démarrage , la section suivante est importante. Ces huit étapes vous présenteront le processus comptable (si vous n'êtes pas encore familier) et vous permettront de faire évoluer votre entreprise de manière durable.
Note : Ceci est simplement un aperçu de la discipline de la comptabilité. Nous vous recommandons de mener plus de recherches et éventuellement d'embaucher un comptable professionnel (dont nous parlerons ci-dessous ) pour vous assurer de ne manquer aucune obligation financière ou légale.
1. Ouvrez un compte bancaire professionnel lié à tous les points de vente.
Pour votre premier ordre du jour, décidez où garder votre argent. Cela peut varier en fonction de la structure juridique de votre entreprise . Si votre entreprise est une LLC, un partenariat ou une société, vous devez avoir un compte bancaire commercial distinct. Si vous êtes une entreprise individuelle, vous n'êtes pas obligé de le faire, mais nous le recommandons quand même.
Avoir un compte bancaire séparé pour vos revenus et dépenses d'entreprise facilitera votre comptabilité. Vous n'aurez qu'un seul compte à surveiller à des fins comptables et fiscales, et vos revenus et dépenses personnels ne seront pas mêlés à ceux de votre entreprise. Croyez-moi, n'avoir à consulter qu'un seul jeu de relevés bancaires est une bouée de sauvetage pendant la saison des impôts.
Recherchez une banque qui a une succursale locale ainsi que des services bancaires en ligne solides. Assurez-vous également que la banque peut s'intégrer à votre système de point de vente (POS) et à d'autres besoins technologiques. Les comptes bancaires professionnels facturent généralement plus que les comptes personnels et ont souvent un solde minimum plus élevé. Vérifiez ces chiffres avant de vous engager dans une banque et un compte professionnel.
Nous vous recommandons d'ouvrir deux comptes - un compte courant et un compte d'épargne, ce dernier dans lequel vous mettrez de l'argent pour les impôts et les dépenses imprévues. Et n'oubliez pas qu'avant de pouvoir ouvrir un compte professionnel, vous devez avoir un nom commercial enregistré .
Enfin, envisagez d'ouvrir une carte de crédit professionnelle. Non seulement cela aidera à compenser certaines dépenses initiales, mais cela contribuera également au crédit global de votre entreprise. En outre, les sociétés et les SARL sont tenues d'avoir une ligne de crédit distincte en dehors de leurs comptes personnels.
2. Détaillez toutes les dépenses par département.
Levez la main si vous avez entendu quelqu'un dire : « Hé, je peux annuler ça ! » J'ai souvent entendu mes parents dire cela quand j'étais plus jeune - ils sont tous les deux entrepreneurs - et je n'avais aucune idée de ce que cela signifiait.
Ce n'est que lorsque j'ai commencé ma propre entreprise à l'université que j'ai compris les déductions fiscales : elles sont un avantage merveilleux mais embêtant de posséder une entreprise.
De nombreuses dépenses d'entreprise sont des déductions fiscales - des dépenses qui sont déduites de ce que vous devez en impôts. Par exemple, si j'ai dépensé 500 $ pour prendre l'avion et assister à une conférence de marketing, c'est 500 $ de moins que je dois en impôts pour cette année-là. Le piège ? Pour demander une déduction, vous devez tenir un registre de cette dépense.
Historiquement, conserver, classer et examiner les reçus papier était une tâche fastidieuse. (Ma mère me payait quand j'avais 10 ans pour organiser les reçus par date et mettre en évidence le vendeur et le montant total… maintenant je comprends pourquoi.)
Les entrepreneurs d'aujourd'hui ont beaucoup plus de facilité. Les logiciels, les applications et les comptables basés sur le cloud ont simplifié le suivi des dépenses sans avoir à conserver des centaines de reçus. Découvrez des solutions comme Rydoo , Expensify , Zoho Expense et Shoeboxed pour vous aider à gérer vos dépenses.
Discutons maintenant des dépenses et des pièces justificatives que vous gérerez. Bien que nous ne puissions pas couvrir toutes les déductions possibles , en voici une poignée dont vous devez absolument garder une trace. (Pourquoi ? Parce qu'ils sont faciles à confondre avec des dépenses personnelles… et l'IRS le sait.)
- Frais de publicité et de marketing , tels que les publicités payantes sur les réseaux sociaux, les frais d'hébergement de sites Web au format Shopbreizh.fr et les cartes de visite
- Voyages d'affaires , tels que billets d'avion, hôtels et voitures de location
- Frais de bureau à domicile , tels que le Wi-Fi, l'équipement et les téléphones portables
- Dépenses liées au véhicule , telles que le kilométrage et l'essence
- Repas et divertissements , tels que des sorties dans des cafés, des cafés ou des concerts (sauf si vous n'assistez pas à ces événements… alors ils seraient considérés comme des cadeaux )
Au cas où vous auriez besoin de prendre en charge ces dépenses, nous vous recommandons de conserver les documents suivants. (Règle de base : en cas de doute, gardez tout .)
- Reçus (papier et numérique)
- Relevés bancaires et cartes
- Factures (pour les services publics, le téléphone, Internet, etc.)
- Chèques annulés
- Factures et justificatifs de paiement
- États financiers de votre comptable ou logiciel de comptabilité
- Déclarations fiscales des années précédentes
- Tous les formulaires W-2, W-4, W-9 et 1099-MISC
Une autre façon courante de gérer vos dépenses consiste à séparer les dépenses d'exploitation des dépenses de vente, générales et administratives (SG&A).
Frais d'exploitation et frais généraux et administratifs
Certaines entreprises décident de combiner les dépenses d' exploitation (OPEX) et les frais généraux et administratifs tandis que d'autres les séparent (elles peuvent être combinées dans un compte de résultat). L'une ou l'autre option est tout à fait correcte - il s'agit de préférence.
Voici ce que vous devez savoir sur les dépenses OPEX versus SG&A :
- Les dépenses d'exploitation comprennent les coûts liés à vos dépenses quotidiennes et constituent souvent la majorité des dépenses d'une entreprise (c'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de combiner ces dépenses).
- Les OPEX ne sont pas inclus dans le COGS - ce sont les coûts impliqués dans la production de biens et de services tels que le loyer, les services publics, les assurances, les coûts d'inventaire, les salaires, les impôts fonciers, les voyages d'affaires.
- Les dépenses SG&A sont engagées dans le cadre des opérations commerciales quotidiennes et sont incluses dans les comptes de résultat (sous « charges »).
- Les dépenses SG&A ne sont pas incluses dans le COGS (puisqu'elles ne sont pas associées à un produit spécifique) et ne sont pas affectées à vos coûts de fabrication.
- S'ils sont séparés des OPEX, les frais généraux et administratifs couvrent des facteurs tels que les dépenses comptables et juridiques, les publicités et le matériel promotionnel, les dépenses de marketing et de vente, les services publics et les fournitures qui ne sont pas liés à la fabrication et les frais généraux de l'entreprise (s'il y a des assistants de direction et des dirigeants).
3. Adhérer à toutes les taxes sur le revenu, l'emploi et les accises.
Ah. Si seulement la comptabilité signifiait accumuler les livres de poche que j'achète en trop grande quantité dans ma librairie locale… Je serais vraiment doué pour ça.
Malheureusement, la comptabilité n'est pas toujours aussi amusante. C'est un autre terme de compte important qui fait référence à l'enregistrement, à la catégorisation et au rapprochement quotidiens des transactions. Fondamentalement, la comptabilité vous empêche de dépenser et de gagner de l'argent sans le suivre.
La comptabilité est une tâche permanente. Techniquement, vous devriez le faire tous les jours, mais nous savons tous que la vie peut nous gêner. Idéalement, vous devriez terminer votre comptabilité tous les mois afin de pouvoir prendre le pouls de vos revenus, de vos dépenses et de la performance globale de votre entreprise.
Avant de nous plonger dans la manière de tenir votre comptabilité, abordons les deux principales méthodes de comptabilité .
Méthode de paiement
La méthode de comptabilité de caisse comptabilise les revenus et les dépenses le jour où ils sont effectivement reçus ou payés. Cette méthode est la plus simple pour les petites entreprises car elle ne vous oblige pas à suivre les dettes ou les créances et indique si votre argent se trouve ou non sur votre compte.
Méthode d'exercice
La méthode de la comptabilité d'exercice comptabilise les revenus et les dépenses le jour où la transaction a lieu, qu'elle ait été reçue ou payée ou non. Cette méthode est plus couramment utilisée car elle décrit plus précisément les performances d'une entreprise au fil du temps.
La seule chose qu'il ne montre pas, ce sont les flux de trésorerie : une entreprise peut sembler rentable mais n'avoir aucun dollar en banque. Si le chiffre d'affaires annuel d'une entreprise dépasse 5 millions de dollars, elle doit utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice.
Maintenant, parlons de la façon dont vous pouvez faire votre comptabilité.
4. Mettre en place un système de paie.
Envisagez-vous d'embaucher des employés ou des entrepreneurs? Peut-être que vous vous débrouillez seul pour le moment, mais envisagez de vous développer à l'avenir. Quoi qu'il en soit, vous devrez comprendre et sécuriser un système de paie.
La paie est une autre partie fastidieuse mais nécessaire de la comptabilité. Heureusement, il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider. ( Alléluia pour la technologie moderne, n'est-ce pas ?