Depense d'exploitation

Certains entrepreneurs sont nés en aimant les chiffres. Feuilles de calcul, calculs, mesures, déclarations de revenus - pour de nombreux propriétaires d'entreprise, ceux-ci sont carrément passionnants. Bien sûr, il y a aussi des propriétaires d'entreprise qui entendent ces termes et doivent faire de leur mieux pour résister à la position fœtale dans le bureau de leur CPA.

Quel que soit le camp dans lequel vous vous situez, il est essentiel de comprendre vos finances pour démarrer, gérer et développer une entreprise prospère. Heureusement, lorsque les termes sont décomposés en concepts facilement compréhensibles et que vous avez la possibilité de voir des exemples et d'utiliser des modèles, ces chiffres ne doivent pas du tout être effrayants.

L'un de ces termes est les dépenses d'exploitation , et vous êtes sur le point de suivre un cours accéléré sur la compréhension et l'amélioration des dépenses d'exploitation de votre entreprise. Respirez profondément et restez debout… ce ne sera pas effrayant du tout.

Quelles sont les dépenses d'exploitation?

Avant d'aller plus loin, discutons de ce que sont les dépenses d'exploitation et pourquoi vous devez non seulement les connaître, mais aussi vous en soucier.

Vous auriez probablement du mal à trouver une entreprise qui ne coûte absolument rien à gérer. Quel que soit le service que vous fournissez ou le produit que vous fabriquez, il y aura au moins une dépense financière pour démarrer et continuer.

En termes simples, les dépenses d'exploitation sont le coût de faire des affaires. Bien qu'il y aura de nombreuses dépenses similaires dans différentes industries, il y aura également des dépenses uniques à une industrie, une entreprise ou même un produit individuel.

Peut-être que vous dirigez une entreprise de chef personnel où vous allez chez les clients et leur préparez des dîners spéciaux. Bien que vous n'ayez peut-être pas de devanture de magasin ou d'usine comme d'autres entreprises, vous devez couvrir le coût de la nourriture, des casseroles, des poêles, des ustensiles, des pièces de service et d'autres ressources pour préparer vos repas.

Vous aurez besoin d'un véhicule pour vous transporter, ainsi que vos ingrédients et ustensiles de cuisine, jusqu'à vos travaux. Vous aurez probablement besoin de faire de la publicité ou, à tout le moins, d'avoir des cartes de visite ou d'autres supports marketing à laisser derrière vous et à faciliter le bouche-à-oreille.

Ces dépenses d'exploitation sont essentielles à la gestion de votre entreprise, mais elles auront également un impact négatif sur vos résultats. Considérez ceci: Ce n'est pas à quel point vous faites - c'est à combien vous garder .

Exemples de dépenses d'exploitation

Vous avez maintenant vu les dépenses d'exploitation en action, mais que se passe-t-il si vous ne dirigez pas une entreprise de chef à domicile ? Passons en revue certaines des différentes catégories que vous pouvez rencontrer. Voici quelques exemples de dépenses d'exploitation potentielles :

• Louer
• Utilitaires pour votre magasin de brique et de mortier, bureau, entrepôt ou usine de fabrication
• Fournitures de bureau, ordinateurs et systèmes téléphoniques
• Produits et outils de nettoyage
• Paie des employés et paiement des sous-traitants
• Avantages sociaux et cotisations de retraite
• Assurance des entreprises et frais de licence
• Équipement de fabrication
• Matériaux de fabrication
• Frais de publicité et de marketing
• Coûts du voyage
• Commission

Alors que bon nombre des exemples ci-dessus sont les coûts associés à la gestion d'une entreprise et à la fabrication d'un produit, il existe également des dépenses d'exploitation associées à la vente et à la distribution d'un produit. Vous pouvez (et devriez) en savoir plus sur ces dépenses de vente et pourquoi vous devez les suivre.

Maintenant que vous savez à quoi ressemblent les dépenses d'exploitation, jetons un coup d'œil à ce qui n'est pas considéré comme une dépense d'exploitation. Ceux-ci comprennent les dépenses en capital et les dépenses hors exploitation.

• Les dépenses en capital sont des achats ponctuels importants comme l'achat d'un immeuble.
• Les dépenses hors exploitation comprennent la dépréciation, l'amortissement et les intérêts.

Vous devrez consigner toutes vos dépenses d'exploitation au même endroit, mais vous n'aurez pas besoin de réinventer la roue. Il existe un certain nombre de modèles de dépenses d'exploitation que vous pouvez utiliser. Ceux-ci peuvent être téléchargés dans Excel, Google Sheets, Quickbooks ou un autre programme similaire. Choisissez l'outil qui vous convient le mieux et respectez-le.

Ensuite, nous examinerons un moyen simple de calculer vos dépenses d'exploitation.

Comment calculer les dépenses d'exploitation

Si vous tombez dans le camp de la « position fœtale », accrochez-vous quelques instants. Malheureusement, il ne suffit pas de savoir ce qu'est une dépense d'exploitation. Vous devez également comprendre comment calculer les dépenses d'exploitation.

Chaque dépense d'exploitation que vous encourez réduit votre trésorerie disponible. Sans cette connaissance, vous n'aurez pas une image claire du bénéfice global de votre entreprise et vous pourriez perdre de l'argent sans le savoir. Oui, au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous aurez toute une équipe de personnes qui s'en soucie, donc vous n'avez pas à le faire… mais vous devriez quand même le faire.

Préparez-vous pour les maths. Une formule simple pour les dépenses d'exploitation pourrait ressembler à ceci :

Frais de fonctionnement = loyer + charges + assurances + masse salariale + frais de commercialisation + frais de véhicule + équipement + fournitures de bureau

Bien entendu, les catégories que les vôtres incluront varieront. Si vous dirigez un cabinet comptable, vous n'aurez pas les mêmes dépenses d'exploitation (ingrédients, réfrigérateur, permis d'alcool) qu'un restaurant, vous devrez donc modifier votre formule pour inclure les catégories appropriées.

Maintenant que vous avez une idée précise de vos dépenses de fonctionnement, que faites-vous de ce numéro ? Eh bien, il peut être utilisé pour déterminer un certain nombre de points de données différents, notamment :

Bénéfice d'exploitation = Chiffre d'affaires - Coût des marchandises vendues - Autres dépenses d'exploitation - Dépréciation et amortissement.

Une fois que vous avez ce nombre, vous pouvez déterminer vos dépenses d'exploitation pour calculer le bénéfice net et garder le pouls de la performance financière de votre entreprise.

Bénéfice net = Bénéfice d'exploitation - Impôts - Intérêts

Comment réduire les dépenses d'exploitation

Tout propriétaire d'entreprise intelligent examinera régulièrement son budget pour voir où les coûts peuvent être abaissés pour augmenter le résultat net. Cependant, un propriétaire d'entreprise vraiment avisé examinera attentivement l'impact que la réduction d'une dépense peut avoir sur son entreprise.

Considérez cela comme un jeu d'échecs. Chaque décision que vous prendrez changera le cours de votre « jeu ». Penser plusieurs étapes à l'avance garantira que les changements que vous apportez améliorent votre organisation plutôt que de la nuire. 

Par exemple, lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé et que les entreprises ont été obligées de réévaluer considérablement leurs plans actuels, des décisions ont été prises.

Certaines entreprises ont choisi de réduire tous les coûts « non essentiels » comme la publicité et le marketing. Ces entreprises ont rapidement réalisé que même si celles-ci pouvaient ne pas sembler « essentielles », elles avaient une incidence immédiate sur leur capacité à attirer de nouveaux clients et à se développer.

D'un autre côté, certaines entreprises ont réalisé très rapidement que leurs employés (avec un bon leadership, une bonne technologie et une bonne dose de confiance) pouvaient très bien fonctionner depuis leur domicile. Au lieu de réduire leur budget publicitaire, ils ont choisi de réduire leurs dépenses en abandonnant leurs bureaux de brique et de mortier, économisant sur tout, du loyer et des services publics à la livraison d'eau et à la crème à café. Non seulement cela, mais ils ont économisé sur les coûts d'embauche et de formation, car la plupart des employés sont plus qu'heureux de travailler à domicile, ce qui a réduit le roulement du personnel.

Il n'y a rien de mal à diminuer vos dépenses d'exploitation. Cependant, assurez-vous de bien comprendre l'impact que vos décisions auront à l'avenir.

Vous devez dépenser de l'argent pour gagner de l'argent. En comprenant les dépenses d'exploitation que vous engagerez simplement en gérant votre entreprise, vous pouvez décider quels coûts sont essentiels et lesquels pourraient être réduits ou éliminés pour améliorer vos résultats.

Faire attention aux chiffres de votre entreprise ne doit pas être effrayant, mais cela doit être fait. Cet article devrait avoir fourni une bonne base pour vous aider à comprendre ce qui se passe dans votre entreprise. N'ayez pas peur de demander de l'aide pour comprendre vos propres chiffres, mais ne laissez jamais complètement les rênes. C'est votre affaire et vous devez savoir ce qui se passe.