Calendrier de projet.

Reconstituer un modèle de chronologie de projet implique généralement un document Google et des compétences de mise en forme médiocres. Vient ensuite l'attribution des tâches aux coéquipiers et la promesse d'atteindre la date de livraison convenue. Mais quelques semaines passent et la chronologie s'effondre. Des priorités plus élevées apparaissent et les échéances passent sans beaucoup de progrès.

Les projets peuvent échouer pour de nombreuses raisons : un manque de soutien de la part des dirigeants, des coupes budgétaires imprévues ou des résultats trop prometteurs. En fait, une mauvaise gestion de projet est plus courante que vous ne le pensez – seulement 55% des projets sont achevés à temps .

Mais créer une chronologie où toutes les personnes impliquées savent sur quoi elles travaillent et quand elle est due peut aider à garantir que votre projet ne dépasse pas sa date limite d'origine. C'est essentiel pour garder les projets (et les personnes qui les réalisent) sur la bonne voie.

Pour vous assurer que votre prochain projet respecte le calendrier, nous expliquerons comment configurer un calendrier de projet, les meilleurs modèles à utiliser et une poignée d'exemples pour inspirer votre planification future.

Pourquoi créer une chronologie de projet ?

La gestion du temps est l'une des principales compétences que les employeurs recherchent chez les candidats. Les échéances manquées et les projets précipités peuvent mettre des équipes entières (et des entreprises) en retard.

Une chronologie de projet structurée offre plus que des points de brownie de votre patron. Ça peut aussi:

• Apportez leadership et structure à un projet
• Décrivez ce qui est livré, quand
• Partager qui est responsable de chaque tâche et définit les attentes concernant la portée, la qualité et la livraison du travail
• Montrer comment le résultat du projet contribue aux objectifs de l'entreprise
• Réduisez les risques en tenant compte de tout changement apporté à la portée, au budget, aux livrables ou aux délais du projet.

En fin de compte, un calendrier de projet rend plus facile et plus efficace la gestion d'un projet. Mais il est important de faire correspondre la structure de la chronologie à la portée du projet. La planification d'un calendrier éditorial pour le trimestre peut prendre plus de temps et d'efforts que de créer une vidéo marketing pour un lancement de produit à venir.

C'est là qu'intervient le bon modèle.

Exemple de chronologie de projet

Sans le bon modèle de calendrier de projet, l'organisation d'un projet peut être beaucoup de travail manuel - sans parler du désordre de formatage une fois que plusieurs personnes ont mis la main dessus.

La chronologie idéale donne une direction à un projet, mais est facilement adaptable lorsque des changements surviennent. Voici un aperçu du calendrier du projet d'ouverture d'un nouveau bureau d'entreprise.

Vous pouvez créer un calendrier de projet pour tout processus qui repose sur un calendrier (presque tout de nos jours), comme l'intégration des employés, la gestion d'une crise ou la planification de campagnes sur les réseaux sociaux. Tout ce que vous devez savoir, c'est comment décrire les étapes d'un projet et les tâches requises pour terminer chaque phase.

Entrons dans les détails.

Comment créer une chronologie de projet

L'élaboration du calendrier de projet parfait nécessite une stratégie, des compétences organisationnelles et beaucoup de collaboration. Vous avez besoin de l'adhésion des supporters et de directives claires pour toutes les personnes impliquées.

Pour commencer, suivez ce guide étape par étape pour établir un calendrier structuré, quel que soit votre travail, votre secteur d'activité ou votre niveau de gestion.

1. Rédigez un dossier de projet.

Un dossier de projet communique comment vous aborderez un projet. Il comprend des détails sur les objectifs, les livrables, le calendrier, les tâches, les processus, les personnes impliquées et les ressources nécessaires pour mener un projet du début à la fin.

Asana a décrit les étapes pour créer un dossier de projet simple mais efficace. Vous pouvez utiliser ce modèle de plan de projet gratuitpour décrire les objectifs, les rôles et les responsabilités du projet, le calendrier, les livrables, le budget, etc. C'est un excellent point de départ pour tout processus de planification.

Ou si vous avez besoin d'une vue d'ensemble plus complète qui inclut les principaux processus de messagerie et de distribution, un brief créatif peut être la solution idéale pour votre projet.

2. Répertoriez toutes les tâches et éléments d'action.

Chaque tâche impliquée dans la réalisation des objectifs d'un projet doit entrer dans le calendrier du projet. Après avoir créé le brief, dressez une liste de ces tâches. Vous pouvez commencer par de grandes tâches et les diviser en tâches plus petites.

Disons que vous êtes responsable de la création d'une vidéo marketing pour lancer le nouveau produit de votre entreprise. Votre liste peut inclure les éléments suivants :

• Établir les chefs de projet de chaque département
• Définir le budget du projet
• Trouver une société de production vidéo
• Mise en page du storyboard vidéo
• Choisissez les principales fonctionnalités de la vidéo
• Ecrire un script vidéo
• Capturer du contenu vidéo
• Ajoutez du son et de la musique de fond
• Ajouter des animations et des graphiques
• Éditer vidéo
• Rédiger une copie de l'annonce
• Campagne de marketing artisanal
• Créer des clips pour le partage social
• Faites approuver les ressources vidéo et marketing

Une fois que vous avez défini les principaux jalons, décomposez chaque tâche en plus petits morceaux. Par exemple, choisir une société de production vidéo implique :

• Rechercher des sociétés de production vidéo
• Organiser une liste de sociétés de production
• Obtenez des devis de chaque société de production
• Comparez les devis et affinez les options
• Rencontrez les entreprises sélectionnées
• Choisissez une société de production
• Finaliser le contrat

3. Connectez les dépendances.

Dans un projet, certaines tâches ne peuvent pas être démarrées tant qu'une autre n'est pas terminée. Ces tâches sont appelées dépendances. Par exemple, une vidéo ne peut pas être filmée tant que le storyboard n'est pas finalisé. Et le storyboard ne peut pas être finalisé tant que le thème de la vidéo n'est pas choisi.

La cartographie des dépendances vous aide à consolider l'ordre de chaque tâche et à décider qui est responsable de quoi. Chacun saura sur quelle partie du projet il travaille, quelles tâches doivent être terminées avant la sienne et qui contacter pour les livrables dont il a besoin.

Voici un aperçu de la façon dont les dépendances peuvent se dérouler dans la chronologie d'un projet.

Dans l'exemple, vous pouvez voir que l'embauche d'un traiteur doit avoir lieu avant de finaliser le menu du déjeuner. Mais d'autres tâches, comme trouver un DJ et décider d'un thème d'événement, peuvent se produire en même temps. Ainsi, au fur et à mesure que vous tracez chaque tâche, vous devrez voir quelles étapes peuvent se chevaucher et lesquelles doivent attendre les autres.

4. Estimez le temps qu'il faudra pour accomplir chaque tâche.

Une fois que vous avez déterminé la séquence des tâches, vous devez déterminer combien de temps chacune prendra. Estimez au mieux. De cette façon, il sera plus facile de créer la feuille de route du projet et de comprendre le calendrier global du projet.

Au fur et à mesure, assurez-vous de considérer les autres projets et priorités de votre équipe. Un concepteur peut être en mesure de créer un brouillon d'animations vidéo en une semaine, mais s'il termine un autre projet, il ne pourra peut-être pas commencer le vôtre avant deux semaines.

En tenant compte du temps de votre équipe, il sera plus facile d'établir un calendrier raisonnable et fiable.

5. Créez la chronologie du projet.

Construisez votre calendrier en organisant vos tâches de la première à la dernière étape. Apportez les ajustements nécessaires aux horaires des tâches, ajoutez des jalons et renforcez le délai. Si votre équipe travaille avec un logiciel de gestion de projet , organisez la chronologie et les tâches afin qu'elles soient prêtes à être partagées après la réunion de lancement du projet.

Vous pouvez gagner du temps au cours de cette étape en utilisant l'un des modèles de chronologie de projet ci-dessous. Il est simple de personnaliser chacun et d'éviter le travail supplémentaire de créer le vôtre à partir de zéro.

6. Partagez la chronologie avec l'équipe de projet.

Ouf, votre chronologie est terminée ! Maintenant, vous devez le partager avec les parties prenantes. Cela inclut tous ceux qui sont impliqués dans le projet. Vous avez déjà répertorié ces personnes dans votre brief (au cours de la première étape), il est donc temps de partager avec elles votre chemin clair pour le projet.

C'est une bonne idée d'organiser une réunion de lancement du projet avec les parties prenantes et les contributeurs individuels afin que tout le monde commence sur la même page. Vous pouvez communiquer les objectifs, les livrables, les rôles et les échéances du projet, sans entrer dans une quantité écrasante de détails. À partir de là, vous voudrez planifier du temps avec les contributeurs immédiats du projet pour discuter des détails et répondre à toutes les questions avant le début du travail.

Besoin d'aide pour visualiser l'ensemble du projet ? Il peut être utile d'inclure un graphique chronologique comme celui ci-dessous pour donner à chacun une idée du délai global. Vous pouvez ajouter ou supprimer des étapes, selon la complexité de votre projet.

7. Adaptez-vous au fur et à mesure.

Rappelez-vous qu'un peu plus de la moitié des projets sont terminés à temps ? Les barrages routiers et les revers sont inévitables dans chaque projet. Donc, si votre équipe rencontre un retard, vous devrez comprendre l'impact et ajuster le calendrier si nécessaire.

Bien qu'il soit possible de rattraper les retards sans modifier la date limite finale, c'est votre travail en tant que propriétaire du projet d'informer les parties prenantes sur l'avancement du projet. Signaler un problème mineur (comme un collègue malade pendant quelques jours) n'est pas toujours nécessaire aux supérieurs. Mais s'il s'agit d'un obstacle majeur qui nécessite un ajustement extrême de la chronologie (comme un contributeur principal quittant l'équipe), vous devez communiquer une nouvelle chronologie aux parties prenantes.

Le changement fait partie de chaque entreprise, alors ne paniquez pas si vous devez ajuster votre calendrier. Il vaut mieux être transparent sur l'étendue du travail et le calendrier que de garder les gens dans l'ignorance jusqu'à ce que la date limite arrive. Plus vous vous adaptez tôt au changement, plus il vous sera facile de vous remettre sur la bonne voie.

Exemples de chronologie de projet

Visualiser un projet permet de comprendre facilement ce qui doit se passer du début à la fin. Que vous ayez besoin d'un modèle pour un lancement de produit ou une réunion de campagne, ces modèles de chronologie de projet bien conçus sont parfaits pour votre prochaine session de planification.

Calendrier d'intégration des employés

Besoin d'autant de modèles que possible ? Téléchargez gratuitement tous ces calendriers de projets (et plus encore). Avec les bons échéanciers en main, il est facile de tenir tout le monde au courant et informé. Il ne vous reste plus qu'à vous assurer que vos projets respectent le calendrier. Bonne chance!