Planning de l'emploi du temps.

Il y a quelques mois, je suis arrivé à une réalisation surprenante : mon travail, ce sont les réunions.

Peut-être que vous pouvez vous rapporter. Du matin au soir, je passe mon temps à sauter d'appel Zoom à appel Zoom. Je cours pour prendre une collation dans les deux minutes qui me sont accordées entre les appels, et je suis épuisé mentalement à la fin de la journée. C'est une lutte pour décompresser avant de passer du temps avec ses amis et sa famille.

Et, tout aussi difficile, le nombre de réunions que j'ai m'empêche de faire mon travail.

Je suis Chris Saly, responsable de l'ingénierie chez HubSpot.

En tant qu'ingénieur, mon travail de jour était le code. Bien sûr, nous avions besoin de réunions pour discuter et rester à jour en équipe, mais le principal mécanisme et la valeur de mon travail étaient la qualité et la fiabilité du code que j'ai produit.

Maintenant, la valeur première de mon travail est de parler aux autres. Que ce soit en tant que mentor, en participant à des décisions tactiques ou en aidant à définir une vision stratégique, la plupart de ces objectifs sont communiqués lors de réunions.

Cependant, il y a des conséquences très réelles à mon rôle en tant que cadre. Entre autres choses, ma vie remplie de réunions faisait des ravages sur ma santé mentale, mes relations et ma productivité au travail.

Je savais que quelque chose devait changer. Ici, je vais vous montrer comment j'ai intégré un cadre dans ma planification de calendrier pour réduire les réunions et reprendre le contrôle de mon temps.

Mon travail, c'est les réunions

En tant que responsable de l'ingénierie, je gère les 12 ingénieurs de mon groupe et je fournis une vision stratégique pour le pilier en collaboration avec ma gestion de projet, mes analystes de systèmes d'entreprise et mes pairs en conception.

Nous créons des outils et des systèmes internes qui aident les équipes HubSpot Sales, Success, Support, Marketing et Operations à faire leur travail au quotidien.

En conséquence, en plus des tâches typiques d'un EL chez HubSpot, il y a également une bonne dose de gestion des parties prenantes.

La nature de mon rôle signifie que les réunions couvrent un large éventail de sujets. Je pourrais passer d'une réunion sur la vision à trois ans de l'équipe commerciale de HubSpot à une discussion sur la conception de systèmes sur quelque chose que nous construisons en ce moment, à une conversation de mentorat avec un responsable technique, puis à une rétrospective critique.

Ce que j'ai réalisé, c'est que mon travail est maintenant les réunions.

Qu'est-ce qui a motivé cela ?

J'ai remarqué un certain nombre de jours au cours des derniers mois où malgré la fin du travail à 5 ​​ou 6 heures, la fermeture de l'ordinateur portable et la déconnexion complète du travail, j'étais toujours sous tension et mon cerveau était en « mode travail » à 21 heures.

J'avais du mal à décompresser. Et étant donné que près de la moitié des professionnels signalent un degré élevé d'épuisement après de nombreux appels vidéo quotidiens, je suis prêt à parier que la plupart d'entre vous comprennent cette frustration.

Mon calendrier du 28 octobre de l'année dernière est un bon exemple de ce à quoi ressemblerait une journée type avant Noël :

• Commencez ma journée avec un 1-1 avec un responsable technique pour discuter du mentorat et de la santé de l'équipe.
• Suivi d'une conversation entre plusieurs groupes de produits sur la faisabilité technique d'une suggestion spécifique pour un article de boussole 2021.
• Ensuite, une réunion de lancement pour notre pilier qui vend en partie la vision et en partie un chat social.
• Après une courte pause, nous passons à un aperçu technique approfondi d'un système que nous devons commencer à utiliser en tant qu'ingénieurs.
• Terminez la journée par une réunion avec ELs+Director à Flywheel qui, selon le jour, peut couvrir la gestion des personnes, la vision technique ou la stratégie de nos groupes.

Donc quel est le problème?

Alors que je me sentais dépassé, je ne comprenais pas vraiment pourquoi , alors j'ai pris quelques mesures pour comprendre où les choses n'allaient pas.

Tout d'abord, j'ai fait un tableau de toutes mes réunions, classées selon leur objectif, et j'ai calculé le temps que j'y ai passé sur une base hebdomadaire (voir ci-dessous pour plus de détails à ce sujet)

J'ai aussi fait une introspection pour voir ce que je ressentais à propos de mes réunions. Qu'il y ait des jours que je redoutais ou que j'aimais vraiment et que j'essayais de comprendre pourquoi je me sentais ainsi.

Cela m'a donné quelques prises de conscience. Tout d'abord, j'ai réalisé que le ratio de temps passé à soutenir les équipes qui relèvent de moi, à travailler avec mes pairs et à rester au courant de ce qui se passe dans l'entreprise me semblait juste.

Cependant, le volume même des réunions m'avait envahi. Au cours des six mois précédents, mon groupe avait doublé  de taille et les réunions avaient franchi un cap sans que je m'en rende compte.

J'ai également réalisé que ma charge de réunion hebdomadaire variait en fonction du moment où toutes mes réunions récurrentes tombaient.

Et, peut-être le plus difficile de tous, j'ai réalisé qu'il n'y avait pas de thèmes ou d'objectifs dans mes journées de réunion. Une réunion pourrait être au plus profond des mauvaises herbes, et la suivante serait une vue de 30 000 pieds. Changer de contexte tout au long de la journée est difficile et demande une énergie mentale inutile.

De plus, comme je suis sûr que la plupart peuvent le comprendre, la pandémie a également rendu ma vie en dehors du travail très lourde, avec des anniversaires à distance et des happy hours. Tout cela pour dire : j'en avais marre de tout le temps passé devant l'écran.

Quand j'ai pensé à la façon dont tout cela m'a affecté, j'ai dressé la liste suivante :

• Parfois, je termine la journée sans pouvoir me vider la tête et passer du temps avec ma famille et mes amis.
• C'est une chose mentalement éprouvante de changer de contexte toute la journée et cela a un effet démesuré sur la quantité d'énergie que j'ai pour moi-même à la fin de la journée.
• J'ai souvent l'impression de courir sur place en essayant de prendre des notes, de digérer des informations, de prendre une collation et d'utiliser les toilettes pendant que je vais d'une réunion à l'autre.
• J'ai du mal à trouver du temps pour des choses comme les AMA, All Hands, Science Fair, Tech Talk et Hub Talks. Après Noël, j'ai eu un arriéré de discussions techniques de 12 semaines parce que je n'avais tout simplement pas le temps ou la capacité de les regarder.

Si cette liste résonne en vous, ne désespérez pas et continuez à lire. Heureusement, j'ai trouvé une solution à mon travail chargé de réunions.

Un nouveau cadre pour les réunions

Si mon travail consistait à organiser des réunions, j'avais besoin d'un cadre  dans lequel vivre ces réunions – qui incluait des limites et des règles pour garder ma raison, car l'ancienne approche ad hoc ne le coupait clairement plus.

Tout d'abord, voici les limites que je me fixe en ce qui concerne ma santé mentale :

• Pas plus de 90 minutes de réunions en une seule fois : il  n'y a que peu de temps pour que je puisse faire attention et partir sans aller aux toilettes.
• Pauses programmées de 15/30 minutes avant et après tout bloc de 60 minutes :  je les réserve en tant que réunions « intervalle de réunion » sur mon calendrier pour empêcher les gens de réserver par-dessus.
• Pas plus de 2h30 de rendez-vous dans les périodes avant ou après le déjeuner :  Si je vais au-delà je ne peux pas décompresser le soir.
• Arrêt dur des réunions à 17h :  j'ai besoin d'au moins 15 minutes pour résumer mes pensées de la journée, envoyer quelques pantalons et prendre des notes pour demain. Essayer d'envoyer un message à 18h quand on a faim n'est pas une bonne idée.
• Le vendredi n'a pas de réunions, et certainement pas de réunions après 15 heures le vendredi :  j'utilise le vendredi comme jour de rattrapage et de concentration, donc le garder libre de réunions est essentiel pour cela. J'ai aussi besoin de temps pour me détendre après la semaine et si je laisse des choses en suspens, cela affecte vraiment mon week-end

De toute évidence, ceux-ci ne sont pas gravés dans le marbre, et je suis prêt à faire des exceptions à ceux-ci s'il y a un besoin réel, par exemple s'il y a un problème ou un impact sur les grandes entreprises.

Mais pour les réunions quotidiennes régulières, j'ai constaté qu'il y a très peu de réunions qui ne peuvent pas attendre quelques jours. J'ai également réalisé que les réunions doivent rarement durer plus de 90 minutes.

Si j'ai besoin d'exceptions à ces limites plus d'une ou deux fois par mois, mon sens aigu commence à picoter.

Une fois que j'ai défini ces limites en matière de santé mentale, je suis allé plus loin en créant une table pour organiser mes réunions et découvrir des modèles.

Tout d'abord, j'ai mis toutes mes réunions dans une feuille de calcul, j'ai étiqueté chacune avec des balises pertinentes et je l'ai utilisé comme base pour analyser et modifier mon calendrier de réunions. Cela m'a permis de jouer avec les cadences des réunions et de voir comment cela affecterait l'image globale.

Cela m'a également donné quelques données que j'ai pu analyser pour répondre aux questions suivantes :

• Combien de temps ai-je passé avec les équipes de mon pilier par rapport à mes pairs et la structure des piliers par rapport au groupe de produits de revenus plus large ?
• Combien de temps sur l'alignement plus large de l'entreprise comme les discussions techniques, l'AMA, les foires scientifiques, les discussions d'entreprise, etc. ?
• Est-ce que j'ai sur-indexé le soutien à un groupe en particulier et l'équilibre global était-il correct ?
• Y a-t-il eu des réunions de faible priorité trop fréquentes ?
• Le volume de réunions par semaine était-il à peu près le même ? Et c'est ce que je voulais ?

1. Code couleur

Cela fait plus d'un an que je code par couleur mon calendrier et c'est vraiment utile, mais c'est ponctuel et j'oublie ou change souvent la signification des couleurs sans y penser. Cette fois, je l'ai écrit pour rester honnête, et ainsi je peux m'y référer si j'en ai besoin.

Le codage couleur de mon calendrier permet de voir facilement en un coup d'œil à quoi ressemblent ma journée et ma semaine. S'il y a trop de jaunes ou de rouges (c'est-à-dire de priorité moyenne ou élevée) sur mon calendrier, je sais que je dois reporter ou sauter certaines réunions. Si j'ai une journée qui ressemble à un arc-en-ciel, cela signifie probablement que je vais changer de contexte tout le temps et que je devrais essayer de faire bouger les choses. Si j'ai un bloc de couleur solide sans gris, je n'ai pas de « temps pour moi » et je serai frit d'ici la fin de la journée. N'importe laquelle de ces choses est suffisante pour faire picoter mes sens.

Voici comment changer les couleurs dans le calendrier Google .

2. Fréquence des réunions

Mes réunions avaient un fouillis de récurrences qui s'étaient développées de manière organique et pouvaient se dérouler à n'importe quel horaire, ce qui entraînait un calendrier assez désordonné et incohérent. Pour aider à rendre les choses plus claires et plus régulières, je les ai classées dans des buckets avec des récurrences par défaut :

• Hebdomadaire : Valeur élevée, impact élevé. Choses qui nécessitent une communication régulière et à volume élevé, par exemple des rapports directs/mentorat, un projet actif qui est sur le point d'être mis en ligne.
• Deux fois par mois : choses qui nécessitent un alignement étroit et continu, par exemple des pairs de même niveau et des projets à enjeux élevés.
• Mensuel : sujets importants qui ne changent pas si rapidement, par exemple les sauts de niveau 1-1, les mises à jour du projet.
• Tous les deux mois : juste rester en contact, par exemple garder le contact, des projets intéressants mais ne nécessitant pas d'implication active.
• Trimestriel : Alignement et planification, par exemple réunions de groupe de produits, OKR, etc.

L'utilisation de cette rubrique présente quelques avantages :

• Cela m'a fait réfléchir au but des réunions et décider quelle est la cadence appropriée
• Cela m'a donné une référence commune pour comparer les réunions, donc j'ai des réunions de valeur comparable sur des cadences similaires
• La plupart des réunions ayant désormais lieu une ou deux fois par mois, je peux souvent jumeler des réunions similaires le même jour, ce qui signifie moins de changement de contexte.

3. Réunions « semaine sur le mois »

Avant de commencer, mes réunions récurrentes avaient généralement lieu toutes les X semaines, comme dans toutes mes réunions toutes les 2, 3, 4 semaines.

Le changement que j'ai apporté ici est de déplacer toutes les réunions sur une base « semaine par mois ». Cela signifie qu'au lieu de rencontrer quelqu'un toutes les quatre semaines, je le rencontrerai tous les 3e jeudis, ou au lieu de toutes les deux semaines, c'est tous les 2e et 4e mardis.

Cette approche présente de nombreux avantages :

• Il se combine avec la "fréquence des réunions" ci-dessus pour me permettre de thème des jours et des semaines afin que je ne change pas de contexte tout le temps
• Cela donne une certaine cadence au mois par exemple c'est le milieu du mois donc je sais que je parle à l'équipe X cette semaine
• Il y a 12 mois dans l'année mais 13 blocs de 4 semaines, donc ça diminue par nature légèrement le nombre de rendez-vous
• Il libère les 29, 30 et 31 jours en grande partie sans réunion
• Certains aspects de notre entreprise et de nos vies se déroulent souvent sur une cadence mensuelle et lier les réunions à cette même cadence peut être un outil très utile. (Par exemple, les jours fériés irlandais, qui tombent généralement le premier vendredi du mois et les gens prennent souvent le jeudi ou le lundi pour en faire un long week-end ; les évaluations des performances et l'ACR ont souvent lieu au début du mois ; et les ventes avoir des objectifs de fin de mois, ce qui entraîne une pression accrue sur les systèmes au cours des derniers jours du mois.)

Toute cette coordination et catégorisation des couleurs est très bien – mais je parie que vous vous dites, Eh bien… est-ce que ça a fonctionné ?

Plongeons maintenant dans les résultats.

Alors... Est-ce que ça marche ?

J'ai fait ces changements depuis le début de l'année et j'ai eu d'excellents résultats jusqu'à présent.

Ma santé mentale s'est améliorée et j'ai plus de temps et d'énergie pour moi chaque jour après le travail. J'ai considérablement réduit le nombre de jours que j'ai du mal à décompresser une fois la journée de travail terminée.

J'ai rattrapé toutes les discussions techniques et je suis plus fiable et plus rapide sur les points d'action des réunions. J'ai aussi plus de temps pour faire le travail hors réunion et je me sens généralement beaucoup plus productif.

C'était une façon assez typique pour mon calendrier de regarder avant:

En fin de compte, ce qui a fonctionné pour moi pourrait ne pas fonctionner pour vous.

Mais j'encourage tous ceux qui se sentent dépassés par leur emploi du temps à prendre le temps d'évaluer et de diagnostiquer de manière proactive les redondances, le temps perdu ou le temps qui pourrait être mieux utilisé pour recharger. Le simple fait de prendre le temps d'analyser mon calendrier m'a permis de créer un horaire plus efficace qui a fonctionné pour moi.

Alors peut-être que c'est vraiment la leçon ici : comprendre comment votre travail peut fonctionner pour vous, et non l'inverse. Chaque personne est unique avec des préférences spécifiques, et si vous ne vous battez pas pour que votre calendrier ressemble à ce dont vous avez besoin… qui le fera ?